De relatie AV Pijnenburg en de Stichting Sylvestercross
In de laatste ledenvergaderingen van Pijnenburg zijn vragen gesteld over de relatie tussen de atletiekvereniging en de Sylvestercross. Vragen gingen over de financiële relatie, maar ook hoe Pijnenburg om gaat met haar belangen in deze cross. Dat zijn terechte vragen.
Even een korte historie
De Sylvestercross werd in het verleden door AV Pijnenburg zelf georganiseerd. In 1998 is de zelfstandige stichting Sylvestercross opgericht. Reden was dat de succesvolle cross door haar groeiende omvang een te groot financieel risico voor de vereniging werd. Nu en toen vonden Pijnenburgers de cross een heel mooi evenement – een visitekaartje van onze vereniging – , die we met onze vrijwilligers met veel plezier organiseren. Maar vanaf 1998 is, in formele zin, de cross dus een zelfstandige organisatie met een eigen bestuur, eigen financiën, eigen sponsoren etc. Om de relatie soepel te houden hadden we oorspronkelijk vertegenwoordigers in elkaars bestuur. Na twintig jaar is het niet raar om de gegroeide praktijk en de onderlinge samenwerking opnieuw tegen het licht te houden. Dit is gebeurd en daarom dit artikel.
Wederzijdse belangen versterken elkaar
De redenen waarom de Sylvestercross een zelfstandige organisatie moet zijn gelden nog steeds. De cross heeft een jaarbegroting in de ordegrootte van de helft van de Pijnenburg-begroting. Zou de cross om wat voor reden dan ook een stevig verlies lijden, dan mag het voortbestaan van de atletiekvereniging niet in gevaar komen. Voor het overige is de cross in feite ook een Pijnenburg evenement met alle positieve uitstraling op onze club. De cross draait grotendeels op het vrijwilligerscorps van Pijnenburg. We maken gebruik van dezelfde voorzieningen en hulpmiddelen. We hebben te maken met dezelfde gemeentelijke overheid. We profiteren van elkaars kennis en ervaring.
Actualiseren afspraken
Beide besturen hebben vorig jaar de bestaande afspraken tegen het licht gehouden en deze gemoderniseerd, zodat we gezamenlijk de toekomst in kunnen gaan. De belasting op de Pijnenburg organisatie wordt niet groter en de cross kan zich verder ontwikkelen, zoals met het toevoegen van de Sylvester by Night afgelopen jaar. Beide organisaties behouden natuurlijk hun eigen verantwoordelijkheid. We gaan met delegaties van beide besturen weer een paar keer per jaar om de tafel. Pijnenburg is blij als leden zich voor de cross inzetten, maar strikt genomen zijn Cross vrijwilligers met oudjaar geen onderdeel van AVP. Ze zijn dan immers cross-vrijwilliger. Het Cross-bestuur en de blokhoofden van de cross sturen die vrijwilligers aan. Maar op het moment dat die vrijwilligers de rest van het jaar in onze accommodatie vergaderen behandelen we ze als Pijnenburgvrijwilligers. Dat geldt ook voor de vergaderkosten.
Financieel is Pijnenburg gestopt met een jaarlijkse sponsorbijdrage in geld. Zelfstandig is immers zelfstandig. Pijnenburg staat ook niet garant voor eventuele verliezen van de Sylvestercross. In feite gaat alle samenwerking dus met gesloten beurs, en we helpen elkaar waar het kan. We geven elkaar ruimte op onze websites en nieuwsbrieven en in de Stretcher, en we maken waar mogelijk reclame voor elkaar. Jeugdleden kunnen gratis deelnemen aan de crosswedstrijd. Bijzonder punt is de catering. Tot afgelopen jaar was de catering in de duinen in handen van AVP maar stond ten dienste aan de cross, waarbij de opbrengsten weer voor Pijnenburg waren. De aansturing en organisatie trok echter een zware wissel op onze kantinecommissie (voorzitter). Vanaf dit jaar is – ook in goed overleg met de kantinecommissie – besloten dat de cross de catering in de duinen zelf organiseert. Onze kantinecommissie concentreert zich op een goed bezette kantine 365 dagen per jaar. Ze laat de cross-catering over aan de cross-organisatie. Wel zorgt de kantinecommissie dat onze eigen kantine rond oudjaar op de gebruikelijke wijze (dus ook tijdens de cross) bemenst is.
Samen succesvolle toekomst
Wij denken als besturen van beide organisaties met de nieuwe set van afspraken weer een aantal jaren het grote succes dat de unieke cross elk jaar is te kunnen voortzetten. In goede onderlinge samenwerking en met duidelijke afspraken. Wij juichen het toe als Pijnenburg vrijwilligers helpen bij de cross en/of deelnemen aan de Cross. Zo blijven wij gezamenlijk Soest een fantastisch evenement bieden met een enorme uitstraling op AV Pijnenburg!
Adry de Klein Evert ten Kate
Voorzitter AV Pijnenburg Voorzitter Stichting Sylvestercross
